メールで質問して履歴を残す。
发邮件询问,保留通讯记录。

ビジネスにおいて、口頭でやり取りした際、記録がないため、ちょっとした言葉の言い回しや思い込みなどでお互いに誤解が生じ、後からトラブルになってしまう場合があります。
商业中口头交流时,由于没有记录,经常会由于措辞及自己钻牛角尖等相互间产生误会,导致之后发生纠纷。

こうしたトラブルを避けるために、お互いのやり取りの履歴が残るよう、あえてメールで質問する場合があります。
为了避免这样的纠纷,留下双方交流的记录,有时会特意用邮件询问。

しかし、質問なのか何なのか最後まで読まないとわからない、ダラダラ長文では伝わりません。気持ちよく回答いただくために、整理して質問しましょう。
但是,如果邮件过于冗长,非要读到最后才明白的话,应该也传达不清楚询问的内容吧。为了让对方能够轻松回答,我们整理好问题再询问吧。

1.メールで質問をなげかけるなら、ひとこと断ってから
1.发邮件询问问题的话,应在邮件开头说明

2.質問は箇条書きが原則、長くなるなら見出しをつけよう
2.分条列举问题,添加标题,避免过长

3.関係者にも同報して情報をシェアしよう
3.与相关责任人共享信息

では、例を見ながら考えてみましょう。
下面,让我们根据例子来理解吧。

悪い例
错误示例

お疲れ様です。

SE部の山田と申します。
教育部ホームページ「プロジェクトマネジメント研修」募集をみました。
先着25名までとなっており、募集締切日の記載がないようですが、
すでに定員に達してしまいましたか?
まだ空席がありましたら第2回のほうに参加したいのですが、
どうやって申し込んだらよいでしょうか?
もし第2回が満席であれば、第1回でも構いません。
また、私はPMP資格を保持しておりますので、
この研修を受けることで資格維持のポイントになるのかどうかも
あわせてお知らせいただけますか?

よろしくお願いします。

您辛苦了。

我是SE部的山田。
我看到了教育部主页上的【项目经理研修】的招募信息。
规定是报名的前25名可以参加,好像没有写明报名截止日期,
现在名额已经满了吗?
如果还有名额的话,我想参加第二次的研修,
需要怎么报名呢?
如果第二次的研修名额已满的话,第一次的也可以。
还有我持有PMP的资格证,
此次研修可以为PMP资格更新加分吗?
希望您能回答我的以上问题。

请您多多关照。

この内容では、いきなり本文に入り、質問のメールだということがわかりにくく、また、長々と続いていくので相手も何に回答していいのかわからないものになっています。上述のポイントを取り入れ、相手に気持ちよく回答してもらえる質問メールを作成しましょう。
这份邮件突然进入正文,不能一浏览就知道是一封询问邮件,并且正文内容冗长,对方也不知道要回答什么。根据这几点,我们来写一封让对方可以轻松回答的邮件吧。

良い例
正确示例

お疲れ様です。
SE部の山田と申します。
お忙しいところ申し訳ありませんが、
「プロジェクトマネジメント研修」について教えてください。

1.いまからでも応募できますか?
2.可能であれば申込方法を教えてください。
(第1希望:第2回 第2希望:第1回)
3.この研修はPMP資格維持のポイント対象ですか?

お手数をお掛けします。お返事お待ちしております。
よろしくお願いします。

您辛苦了。

我是SE部的山田。
百忙之中实在抱歉,
关于【项目经理研修】有以下疑问,希望您能给予解答。

1.现在还可以报名吗?
2.如果可以的话希望您告诉我报名方法。
(第一志愿:第二次 第一志愿:第一次)
3.此次研修是否会为PMP资格的更新加分?

不好意思麻烦您了。等待您的回答。
请您多多关照。

質問をする場合、相手には必ず返信を求めるものです。質問メールは相手にある程度の負担をかけるものと心得て、本文の冒頭に一言“メールで質問することについて”断りを入れるのが気持ちよく読んでもらえるポイントです。
发送询问邮件时肯定是希望对方回信的。如果能意识到询问邮件会给对方造成一定程度的负担,在邮件的开头加上一句“我有一些问题想询问一下”,会让对方心情愉快地读下去。

そして、何が知りたいのかを頭で整理し、必要な項目だけシンプルに箇条書きにします。
然后,整理好自己想询问的问题,分条列举必要项目。
このように箇条書きにすれば、回答する際には質問文を引用して、

「1.今からでも応募できますか?」→はい、できます。

といったように、簡単に回答でき、相手にも負担をかけません。

像这样分条列举的话,回答的时候就可以直接引用了,

【1.现在还可以报名吗?】 →是的,可以。x

这样可以直接回答,就不会给对方造成太大负担。

また、質問内容を相手に説明するため、やむを得ず長文になってしまう場合は、質問の主旨に見出しをつけるとよいでしょう。なお、質問の内容が複数の人に関係する場合は、CCやBCCを使って同報してシェアをすることで、伝達ミスを防いだり、報告する内容を省略できます。
有时为了向对方说明问题而不得不长篇叙述时,最好用小标题标明问题主旨。如果询问的问题涉及其他人时,可以使用抄送、密抄和大家共享信息,为防止信息传达错误,可省略向抄送对象汇报的内容。

声明:本双语文章的中文翻译系沪江日语原创内容,转载请注明出处。中文翻译仅代表译者个人观点,仅供参考。如有不妥之处,欢迎指正。

本文摘自沪江日语网:http://jp.hjenglish.com/businessjp/p455777/。原作者:婷婷 译 来源:fujixerox 。